回覧文書を毎日扱っています

本社や他の支社から、メールに添付で、全員に回覧する情報が送られてきます。少ない日で2~3、多い日だと10ぐらいで、Word文書かPDFです。回覧の方法は、それぞれ印刷して、確認用紙を上に重ねてホッチキスで止めて、回覧ボードにはさんで渡していきます。確認用紙は、紙きれというか、社員全員の名前とその下に見た日付を書き入れる欄がある表で、幅は印刷した回覧のA4用紙と同じですが、縦は8cmぐらいでしょうか。

全員に回覧してもらうことに時間がかかりすぎます

一つ一つの回覧は、A4で1枚程度で、内容は様々、本当に大切で全員がすぐ読む必要があることも、まあ流してもいいかなということもあります。全員の回覧が終わったら、回覧の記録シートがあるんですが、それに終了日を記入しています、回覧開始日も記入ですが。うちは営業をはじめ外に出ることが多い社員がほとんどで、内勤は数名です。皆の予定を確認して社内にいる時に回覧を持って行ってサインをもらわないと、回覧が終わりません。こちらも忙しくてそれができないと、回覧ボードは10枚あるんですけど、日によってはボードが手元にないこともあるんです。

確実に回覧してもらってそのログをとりたい

先日、1週間の出張が終わって終業時間ギリギリに帰ってきた社員のところに、5枚ほど回覧を持っていったら、ため息をつかれました。全員にメールで回覧を送ることは禁止で、またPDFを毎回送られても困ると思います。外に出ている社員でも移動など隙間の時間に回覧してもらって、いつ誰が見たかのログをとることってできるでしょうか。

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