16.eラーニング導入後に教育担当者がやるべきこと(2017年4月更新)2017.04.11

Eラーニングで教育担当者がやることリスト

eラーニングは導入と修了後の管理が担当者の仕事で、後はシステムがしてくれるわけではない。受講している間の業務について、従来の研修と比べながら考えていこう。

eラーニング担当者が、導入実施後に行う業務をリスト化して、何をするか、これまでの研修や教育と何が異なるか見ていく。

eラーニング担当者の業務リスト

講座、教材の準備

これまでの課題
  • 研修や教育の教材の準備、資料を集めWordやPowerPointでまとめ、コピーや印刷して冊子を用意する。クイズや試験がある場合は、問題用紙や解答用紙なども必要。印刷教材だけでない場合は、動画のDVDやCDなどの手配、機器の準備もある。
解決法
  • eラーニングでは、コンテンツ開発サービスやこれまでのWordやPowerPointファイルを変換するサービス、または様々なコンテンツの販売など、どのような内容の講座で音声や動画を使うかどうかなど、導入企業と相談すればよい。

受講者の管理

これまでの課題
  • 新人研修でも共通部分と所属部署や職種によって選択する部分があるように、企業の研修は業務内容、部署、役職、勤続年数などによって異なる。これまでは、いつ誰が何を受講するか、これまでにどこまで受講しているかの管理も、受講者への告知も大変だった。
解決法
  • eラーニングではシステムに一度受講者を登録しておけば、データベースとして一括管理が可能。研修に必要なデータを入れておけば、講座内容や設定から自動的に受講者・受講内容が選択され、管理業務は省略化、しかも正確に行われる。

コミュニティを活用する

これまでの課題
  • 研修受講要件の違いによって、部署や役職、年数などで研修内容が異なり、そのために受講対象者リスト・研修メニューを作成する。個人別メニューを作る場合はさらに手間がかかった。
解決法
  • eラーニングには学習コミュニティという概念があり、受講者の中で同じ部署や属性を持っている人をグループ化することができる。そのグループ内ではお互いに連絡を取り合ったり、学習の状況を把握できるようにすることも可能なので、研修の効率が向上する。

学習進捗状況の把握

これまでの課題
  • 集合研修では個人個人の理解状況、何が分かっていて何につまずいているかまで把握することはむずかしい。また課題や教材が与えられ個人で継続的に取り組む社内研修は、学習進捗状況を客観的に把握できない。個人個人の指導やサポートができないことでもある。
解決法
  • eラーニングの学習管理システムLMSはこのような問題を解決する。誰がいつ何をどこまで学習しているか、テストはどれを受けてどのような成績かなど、リアルタイムで知らせてくれるようなものだ。担当者は管理画面で学習進捗状況を管理し、個人個人のサポートも全体の管理も、各種報告もすべて可能になる。

メッセージの送受信対応

これまでの課題
  • 対面での研修受講者対応は、時間と場所の制約でむずかしいことも多い。内線やメールでも日常業務の中でそれに対応していくことは、担当者にとって手間も時間もかかる。また誰といつ何を連絡しあったかの管理もむずかしい。
解決法
  • eラーニングシステムの標準機能といってよいメッセージ機能を使えば、受講者はいつでも担当者に質問を送ることができる。担当者もリアルタイムで問題点を把握し、メッセージを返せる。メッセージ履歴は保存され、履歴を参照して受講者によりよいサポートを提供していく。

ハード面の準備管理

これまでの課題
  • 集合研修ならば実施場所の確保さらに教材管理場所も必要、使用機器の準備、備品管理などがある。当日の整備も使用後の片付けも、業務に含まれている。
解決法
  • eラーニングのハード面は、システムやサービス提供企業が用意し、維持管理も依頼できる。教育担当者は、システムを利用するPCやタブレットなど端末の確認が必要だが、受講者が日常業務で使用するものであることが多い。

この記事のまとめ

eラーニングを導入すると、集合研修でも個人研修でも、研修担当者の業務は変わってくる。これまでは担当者にとって、準備、実施、確認、報告など時間も手間もかかっていた業務が、eラーニングのシステム内、サービス内で行われ軽減される。

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